Возврат ЛКМ поставщику: порядок для закупщика

Половина обращений про возврат прилетает ко мне уже после того, как машина уехала со двора и короба стоят вскрытые. Вторая половина приходит в конце сезона, когда на полке остались непроданные банки и очень хочется отдать их назад. Это две разные истории, у них разные основания и разный финал. Путать их дорого: одна закрывается допоставкой за неделю, вторая упирается в добрую волю поставщика.

Я разбираю ассортимент и поставки масел для дерева, и по запросу «возврат лкм поставщику порядок» вижу в выдаче аккуратный пересказ кодекса без единой практической цифры. Тут будет наоборот. Основания, сроки, бумаги, и отдельно о том, чего от нас ждать бесполезно.

Возврат ЛКМ поставщику порядок: четыре основания и четыре разных финала

Слово одно, а процедур четыре. Основание задаёт срок фиксации, комплект бумаг и вероятность закончиться деньгами на расчётном счёте.

Первое основание: бой и недостача. Товар не доехал или доехал разбитым, спор идёт о количестве и об упаковке. Второе: пересорт, когда пришла не та позиция, не тот цвет или не та фасовка. Третье — скрытый дефект партии, который вылезает уже после вскрытия банки. Четвёртое стоит особняком: товар качественный, вопросов к нему нет, он просто не продался.

Первые три основания закон держит на стороне покупателя. Четвёртое не держит. Возврат качественного товара, принятого без замечаний, Гражданский кодекс не предусматривает вовсе: такая сделка возможна только по соглашению сторон, по свободе договора из статьи 421. Об этом я говорю новому партнёру на первой же встрече. И об этом же почти никогда не спрашивают на переговорах.

Бой, недостача и пересорт: что считают у машины и что смотрят на банке

Дисциплина выгрузки решает больше, чем красота формулировок в претензии. Статья 513 кодекса написана без вариантов: принятый товар покупатель осматривает и проверяет по количеству и качеству в срок из закона, договора или обычая, а о несоответствиях уведомляет поставщика письменно и незамедлительно. Слово «незамедлительно» читается буквально.

Отдельная ловушка — старые инструкции о приёмке, П-6 и П-7. Их до сих пор поминают в переписке так, будто они действуют сами по себе. Пленум Высшего Арбитражного Суда закрыл этот вопрос ещё в 1997 году: инструкции применяются, только если стороны прямо записали их в договор. Нет ссылки — нет обязанности, и порядок выгрузки придётся описывать своими словами.

• вскрывать паллету при водителе: короб из 6 литровых банок или из 12 банок по 0.5 л пересчитывается за минуту;
• снимать транспортную упаковку до вскрытия, отдельным кадром — повреждённый угол и маркировку короба;
• сверять на банке объём и дату розлива с тем, что стоит в УПД;
• составлять акт о расхождении в день выгрузки, а не «где-то на неделе»;
• отправлять претензию тем же каналом, которым ходят документы, то есть по ЭДО в Диадоке или СБИС.

Про банку скажу отдельно, потому что её осматривают в последнюю очередь, а зря. На этикетке стоят дата, объём и данные производителя — этого хватает, чтобы поймать пересорт до подписи в накладной. Я попробовала прогнать такой осмотр на своей приёмке: четыре короба вместе с фотографиями уходят минут за десять. Час, потраченный назавтра на переписку, стоит дороже.

Скрытый дефект партии: два года по закону и настоящее окно магазина

Дальше начинается территория, где закупщики теряются. Если на товар не установлен гарантийный срок или срок годности, требования по недостаткам предъявляют в разумный срок, но в пределах двух лет со дня передачи товара — это пункт 2 статьи 477 кодекса. Двадцать четыре месяца звучат щедро.

На практике окно короче. Доказывать, что дефект существовал до передачи, а не появился в вашем тёплом складе или на объекте, придётся покупателю, и чем больше времени прошло с отгрузки, тем это труднее. С маслом это особенно заметно: почти каждый спор о качестве при разборе оказывается спором о технологии.

Поэтому к претензии по скрытому дефекту я всегда прикладываю расчёт. Пятьдесят миллилитров на квадрат за слой — вот норма наших составов, от неё и пляшет вся проверка. Литровая банка Decking берёт на себя около 20 квадратов в один проход и вдвое меньше в два. Когда на те же 10 квадратов ушло два литра, речь идёт не о партии, а о переливе. Такой расчёт снимает половину обращений ещё до того, как они станут претензией. Как выглядит нормальная проверка при получении партии, я разобрала в материале про приёмку масла по качеству.

Сроки на нашей стороне тоже стоит держать в голове, и здесь нужна оговорка. Двухлетний предел из статьи 477 — правило для товара, у которого срок годности не установлен; там, где он установлен, требования по недостаткам привязаны к нему. Интерьерный воск в закрытой банке живёт 5 лет, это 60 месяцев, а квартальный горизонт закупки у розничной точки — 3 месяца. Товар не портится быстрее, чем вы его продаёте.

Качественный товар назад: соглашение сторон и корректировочный счёт-фактура

Теперь самое неудобное. Партия целая, тон ровный, банки не вскрыты, но сезон прошёл мимо. Обязанности принять такой товар обратно у поставщика нет. Есть только возможность договориться, и она оформляется двумя способами.

Первый: стороны подписывают соглашение о возврате, поставщик выставляет корректировочный счёт-фактуру. Так рекомендует делать ФНС в письме от 23 октября 2018 года № СД-4-3/20667@: при возврате товаров начиная с 2019 года продавец выставляет корректировочный документ независимо от того, успел покупатель принять товар на учёт или нет. Второй способ — обратная реализация, когда магазин продаёт партию поставщику как обычный товар со своим УПД и своим НДС. Он тяжелее: у вас появляется выручка, у поставщика новая закупка.

В обоих случаях остаётся вопрос, который откладывают до последнего: кто платит за обратное плечо. Мне приходилось согласовывать это уже по факту, когда коробы стояли на складе перевозчика, и удовольствие сильно ниже среднего. Дорога из Хабаровска во Владивосток стоит денег независимо от того, чья вина. Пропишите это в договоре одной строкой, иначе спор о цене обратного рейса съест больше времени, чем стоила сама партия.

Наша позиция прямая: пункта о выкупе непроданного в договоре нет и не появится. Отсрочку платежа мы тоже не даём. Зато отгружаем со склада за 24 часа, поэтому полку можно держать тонкой и докупать по факту спроса, а не набирать сезонный запас впрок.

Документы на возврат: комплект под каждое основание

Хорошая новость для тех, кто помнит унифицированные формы: акт ТОРГ-2 из постановления Госкомстата 1998 года давно не обязателен. С 2013 года формы первички утверждает руководитель организации — это часть 4 статьи 9 закона о бухгалтерском учёте, 402-ФЗ. Хотите использовать ТОРГ-2, используйте. Хотите свой бланк с обязательными реквизитами, тоже законно.

Комплекты складываются так:

• бой и недостача, три документа: акт о расхождении, фотофиксация упаковки и маркировки, претензия по ЭДО;
• пересорт, три документа: акт о расхождении по ассортименту, скан УПД с отметкой, претензия по ЭДО;
• скрытый дефект партии, пять документов: претензия, акт осмотра с номером партии и датой розлива, фотографии поверхности и банки, расчёт расхода на квадратный метр, исходный УПД;
• качественный товар по соглашению, четыре документа: соглашение о возврате, УПД от покупателя на передачу партии, транспортная накладная, корректировочный счёт-фактура поставщика.

Самый тяжёлый комплект собирается по скрытому дефекту, и это логично: там нужно доказывать, а не просто пересчитывать. Каюсь, первые свои претензии я отправляла без расчёта расхода и получала вежливые встречные вопросы, на которые уходило по две недели.

Возврат ЛКМ поставщику порядок в договоре: четыре формулировки

Кодекс задаёт рамку, а живёт закупщик внутри договора. Четыре строки, которые стоит согласовать до первой отгрузки:

• срок и форма уведомления о расхождении: сколько часов на бой и недостачу, куда уходит письмо, что считается доставленным сообщением;
• что стороны считают скрытым дефектом и какие доказательства принимают, включая расчёт расхода и номер партии;
• кто оплачивает обратную перевозку по каждому из четырёх оснований;
• судьба вскрытой тары: возвращается ли банка, из которой отлили хотя бы 100 мл, и на каких условиях.

Про вскрытую тару спорят чаще всего. Наша формулировка жёсткая, и знать её лучше до подписи: вскрытая банка не возвращается никогда, кроме явного дефекта содержимого, зафиксированного актом. Иначе склад поставщика превращается в пункт проката. Остальные разделы соглашения разобраны отдельно, в статье про ключевые пункты договора с поставщиком.

Что мы кладём на стол вместо возврата непроданного

Раз выкупа остатков нет, честно перечислю, чем мы закрываем этот риск с другого конца. До первой закупки партнёр берёт тест-кит: пять флаконов по 100 мл и технические карты, проверить составы на своей древесине. Дальше сам шаг закупки. Не паллета, а короб на 6 литровых банок или на 12 банок по 0.5 л, порог входа от 30 000 рублей, на первый заказ скидка 10%. Заявку подтвердили сегодня, машина со склада во Владивостоке или Москве уходит в течение суток. Полка держится тонкой, и вместо возврата закупщик просто не берёт лишнее.

Экономика тоже играет против залежей. Бренд мы не раздаём в каждый второй магазин города, поэтому ваш ценник не сравнивают с ценником через дорогу и в цену никто не стреляет. Партнёрская маржа доходит до 40–45% от розницы: считайте от 3 835 рублей за литровую банку Decking и от 1 860 рублей за интерьерный воск. Сегмент помогает отдельно. Премиальные марки по 7 900–10 100 рублей за литр закупщик берёт осторожно, а средний рабочий уровень оборачивается и не доживает на полке до следующего сезона. Производство работает с 2015 года, тон между варками держится, докупка через полгода ложится на тот же оттенок.

Дальше по делу. Юрлицо регистрируется в оптовом кабинете, действующие фасовки и позиции лежат в каталоге для дилеров. Оставьте заявку и запросите прайс: вместе с ним менеджер пришлёт нашу редакцию пунктов о приёмке и возврате, те самые четыре основания со сроками и комплектами бумаг.