Накладные и счета-фактуры при поставке ЛКМ: что в строке

Я технолог, а не бухгалтер. Но спецификацию к отгрузке подписываю я, и добрая половина вопросов от закупщиков приходит не про масло, а про бумагу. Как назвать товар в строке. Штуки или литры. Куда в документе девается цвет, за который заплатили.

Компания работает с 2015 года. За это время я насмотрелся на строки, из-за которых партия зависала на приёмке, а бухгалтерия неделю переписывалась с поставщиком. Ниже рамка, к которой мы пришли. Нормы называю по номерам, чтобы вы открыли первоисточник сами; регулируют они документы, а про свойства наших составов мы по ним ничего не заявляем.

Накладные и счета-фактуры при поставке ЛКМ: две бумаги или один УПД

Партию закрывают два документа разной природы. Накладная подтверждает передачу товара и даёт основание оприходовать банки на склад. Счёт-фактура нужен ровно под одно: вычет НДС.

Унифицированные формы первички перестали быть обязательными ещё в 2013 году. Часть 2 статьи 9 закона № 402-ФЗ перечисляет 7 обязательных реквизитов, а форму компания утверждает сама. ТОРГ-12 применяют по соглашению сторон и по привычке, а не по обязанности. Со счётом-фактурой строже: форма задана постановлением Правительства № 1137, состав реквизитов задан пунктом 5 статьи 169 Налогового кодекса.

Мы отгружаем по УПД со статусом 1. Одна бумага вместо двух: вдвое меньше строк, которые могут разойтись между собой. Если ваша учётная система привыкла к паре «накладная плюс счёт-фактура», скажите об этом до первой отгрузки: переделывать комплект задним числом дороже, чем договориться заранее.

Строка на масло: наименование, фасовка, цвет и количество в банках

Вот тут ко мне и приходят чаще всего. Строка «Масло для дерева, 12 шт» превращается в ребус: непонятно, что за продукт, в какой таре и какого цвета приехало. Сверять такую строку не с чем.

Что я прошу вписывать в строку:

• марку и название продукта: Yachidamo Decking, не «масло для террас»;
• фасовку внутри наименования: банка 1 л или банка 0,5 л;
• цвет, если он есть; у Decking их 12, от Венге до Туманного утра;
• количество в штуках, а число коробов отдельной цифрой;
• цену за штуку, а не за короб;
• ставку и сумму НДС по каждой строке.

Готовая строка выглядит так: «Масло Yachidamo Decking, банка 1 л, цвет Венге, 6 шт (короб 1)». Ни складу, ни бухгалтерии дополнительных вопросов она не оставляет.

Дата производства в накладную не попадает, но она есть на этикетке каждой банки. Кладовщик переписывает её в карточку склада, и дальше по ней строится очередь отгрузки с полки. У Interior Wax срок годности пять лет, так что запас в углу склада успевает состариться незаметно.

Единица измерения и код 796: почему не литры

В счёте-фактуре единица измерения ставится кодом и обозначением по классификатору ОК 015-94. Штука там проходит под кодом 796, литр под кодом 112. Для ЛКМ выбор между ними совсем не косметический.

Вся линейка живёт в банках 0,5 и 1 л; в опт-короб входит 6 или 12 таких банок. Короб Decking собран из шести литровых, это шесть литров. У Interior Wax короб набран из двенадцати полулитровых, и объём выходит тот же. Объём сошёлся. А штук вдвое больше.

Однажды я поймал такую строку на сверке перед отгрузкой: в заявке стояло «12 л» там, где имелись в виду 12 банок.

Двадцать две тысячи с лишним разницы в одной строке, и это по рознице. Поэтому единица измерения у нас всегда штука, а литраж живёт внутри наименования.

Квадратных метров в документе не бывает вовсе, хотя считает закупщик именно в них. Норма у нас сквозная на всю линейку: около 50 мл на квадрат в один слой. С литра выходит 20 квадратов в один проход и 10, если проходов два. У банки 0,5 л это десять и пять. Объект на 60 квадратов в два слоя: 60 × 50 мл × 2 = 6 000 мл, то есть 6 банок Decking, ровно один короб в строке заказа.

Пять дней на счёт-фактуру и дата в электронном документе

Срок жёсткий и короткий. Счёт-фактура выставляется не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки, так сказано в пункте 3 статьи 168 Налогового кодекса. Партия уезжает со склада в течение 24 часов после оплаты, склады у нас во Владивостоке и в Москве, так что документ обычно уходит раньше срока.

Дальше вступает ЭДО: мы работаем через Диадок или СБИС. У электронного счёта-фактуры датой выставления считается дата поступления файла оператору, зафиксированная в его подтверждении. Порядок утверждён приказом Минфина № 14н. Из-за часовых поясов дата на вашем экране и дата в документе иногда расходятся на сутки. С Владивостоком это заметно.

Что стоит сверить по датам сразу:

• дату отгрузки в накладной и дату счёта-фактуры между собой;
• подтверждение оператора ЭДО, а не время письма в почте;
• дату оплаты, если счёт выставлялся на аванс;
• дату приёмки на вашем складе, она пригодится при расхождении.

Ошибки в счёте-фактуре: какие снимают вычет, а какие нет

Абзац 2 пункта 2 статьи 169 Налогового кодекса устроен милосерднее, чем принято думать. Отказать в вычете нельзя, если ошибка не мешает опознать шесть вещей: продавца, покупателя, наименование товара, его стоимость, ставку и сумму налога.

Реквизитов в пункте 5 статьи 169 четырнадцать подпунктов. Критичных шесть. Опечатка в адресе склада или лишний пробел в номере документа вычет не убивают. А вот «масло для дерева» вместо конкретного наименования и есть тот случай, когда налоговая вправе не опознать товар. Мой личный вывод из этой арифметики простой: биться стоит за наименование и суммы, а не за каждую запятую.

Расхождение при приёмке: корректировочный или исправленный

Эти два документа путают чаще всего, а разница между ними принципиальная.

Исправленный счёт-фактура — когда в исходном напутали при составлении: не тот адрес, не та ставка, кривое наименование. Корректировочный нужен, когда количество или стоимость поменялись уже после отгрузки и стороны с этим согласились: недовоз, помятая банка, пересорт по цвету. Выставляют его не позднее пяти календарных дней со дня документа о согласии покупателя, это пункт 3 статьи 168 и пункт 10 статьи 172.

Цена вопроса измеряется банками. Одна недостающая банка Interior Wax стоит 1 860 рублей по рознице. Вычеркнуть её ручкой в накладной нельзя: нужен документ, где обе стороны признали новое количество. Поэтому пересчёт коробов делается до отъезда машины, а не вечером. Как считать короба на разгрузке и что фиксировать в акте, я разбирал отдельно, в материале про хранение и приёмку ЛКМ на складе.

Накладные и счета-фактуры при поставке ЛКМ: что просить у поставщика

Вход в опт начинается с 30 000 рублей, дебютный заказ идёт со скидкой 10%. И вот что стоит закрыть на берегу, до того как первая партия поедет:

1. Договор с НДС и подключённый ЭДО: Диадок или СБИС.
2. Формат комплекта: один УПД со статусом 1 или привычная пара «накладная плюс счёт-фактура».
3. Наименование с фасовкой и цветом, единица измерения штука.
4. Скидку на первый заказ отдельной строкой в документе, а не в переписке с менеджером.
5. Порядок на расхождение: кто, в какой срок и на основании чего выставляет корректировочный.
6. Пробный набор из пяти флаконов по 100 мл: кладём бесплатно, вместе с техлистами.

Маржинальность на стороне партнёра доходит до 40–45% розничной цены полки. Считать её вы будете от розницы: оптовый прайс мы не публикуем и восстанавливать его вычитанием не предлагаем. Работает такой процент за счёт эксклюзива. Город закрываем точечно, один-два партнёра, и ронять цену внутри нашей полки просто некому. Место на рынке среднее: европейский премиум дороже нас в два-три раза, а строительный масс-маркет заметно дешевле.

Цифры прайса и складские остатки открывает регистрация в B2B-портале, а состав короба по каждой позиции показан в оптовом каталоге. Нужен комплект под вашу схему закупки? Оставьте заявку с фасовками и объёмом и запросите прайс на нужные позиции. Пришлём образец УПД вместе с расчётом.