Как проверить поставщика ЛКМ: due diligence до отгрузки

Я веду оптовое направление Yachidamo и почти каждую неделю оказываюсь по обе стороны стола. Утром сама ищу поставщика коробов и упаковки, рассылаю запросы, читаю ответы. Днём наш кабинет открывает закупщик из другого города и проверяет уже нас: просит спецификацию, техлист, срок отгрузки. Так что запрос «как проверить поставщика ЛКМ due diligence» звучит для меня буднично: это две стопки переписки на одном столе.

Разговор пойдёт не про договор, его пункты я разбирала отдельно, и не про приёмку по количеству мест. Речь о том, что происходит раньше: какие документы закупщик просит до счёта, что он меряет на пробнике и на первой партии, после каких ответов дальше идти не стоит.

Как проверить поставщика ЛКМ due diligence: три круга до денег

Проверку я раскладываю на три круга, и порядок в них важнее полноты.

Первый круг — кто продаёт: юрлицо, адрес склада отгрузки, полномочия подписанта, реквизиты в счёте. Второй круг — что окажется в банке: фасовка, объём короба, норма расхода, номер партии на этикетке. Третий круг — как партия доедет и на каких деньгах: срок отгрузки в часах, порядок оплаты, документооборот.

Каждый круг заканчивается либо файлом, либо отказом. Третьего не дано.

Прошлой весной мы искали второго поставщика коробов и упаковки. Я разослала десять запросов. Прайс с внятно указанной фасовкой прислали семеро. Условия документами подтвердили пятеро. Пробник дали трое. До первой партии дошли двое.

Отсев идёт не по цене. Он идёт по готовности написать то, что уже сказано голосом.

Пакет запросов: что прошу прислать до первого счёта

Формулирую одним письмом и раскладываю по тем же трём кругам. Ответ жду файлами, а не голосовыми в мессенджере. Позиций набирается тринадцать, и каждая закрывает дыру, в которую кто-то уже проваливался.

Круг первый, кто продаёт:

• карточка компании с реквизитами и адресом склада отгрузки;
• документ о полномочиях того, кто подпишет договор;
• банковские реквизиты в счёте, а не в переписке;
• юрлицо в прайсе и в счёте совпадает с тем, что стоит в договоре.

Круг второй, что окажется в банке:

• спецификация с объёмом банки (0,5 или 1 л) и числом банок в коробе (6 или 12), а не абстрактные «штуки»;
• техническая карта с нормой расхода в миллилитрах на квадрат за слой;
• образец этикетки: номер партии и дата варки стоят на банке, а не только в накладной;
• перечень цветов по каждой позиции и отметка «бесцветное» там, где цвета нет;
• условия на пробник: объём, цена, срок.

Круг третий, как доедет и на чём деньги:

• срок отгрузки в часах от подтверждения заказа;
• склад, с которого поедет партия;
• порядок оплаты и форма счёта;
• оператор ЭДО.

Самый плотный круг — второй, и это не случайность. Деньги теряются не на реквизитах, а на строке, где вместо объёма банки стоит слово «штука».

Правило, которое сэкономило мне не один месяц: пункт, сказанный голосом и не попавший в спецификацию, в расчёт не берётся. Менеджер сменится, переписка потеряется, спецификация останется приложением к договору. Как формулировать сами пункты, я разобрала в материале про договор с поставщиком.

Отдельно про разрешительные документы на продукцию и требования к маркировке. Их состав меняется, и я сознательно не привожу здесь ни перечня, ни сроков: это тот случай, когда закупщик берёт действующие требования у своего юриста, а не из статьи в блоге. То же с платными сервисами проверки контрагента — набор данных и стоимость уточняйте в своём банке, у каждого свои условия.

Пробник в работе: что меряю руками, а не на слух

Пробник обычно берут посмотреть цвет. Это самая дорогая ошибка круга.

Пробник нужен, чтобы померить расход на своей древесине и сверить его с техлистом. Арифметика тут открытая. Норма у всей нашей линейки одна: около 50 мл на квадрат за слой. Флакон 100 мл закрывает 2 м² в один слой или 1 м² в два. Бесплатный тест-кит из пяти флаконов по 100 мл даёт 500 мл, то есть 10 м² в один слой.

Что делаю на пробнике:

• размечаю квадрат метр на метр на той доске, которую действительно буду продавать или красить;
• наношу слой и смотрю остаток во флаконе: на квадрат в два слоя по норме уходит 100 мл;
• второй квадрат кладу на другой породе, чтобы понять разброс впитывания;
• сверяю тон двух флаконов между собой при дневном свете.

Если фактический расход заметно выше заявленного, маржу можно не пересчитывать — она уже другая. Проверила так несколько составов, и дважды цифра из чужого техлиста не сошлась с тем, что осталось во флаконе. Оба раза поставщик объяснял разницу свойствами моей доски.

Первая партия: считаю литры, а не штуки

Слово «короб» без объёма не значит ничего. Наш короб Decking — шесть банок по 1 л, это 6 л и 120 м² в один слой. Короб полулитровых составов — двенадцать банок, те же 6 л и те же 120 м². А шесть банок по 0,5 л — уже 3 л и 60 м². Штук столько же, объёма вдвое меньше.

Помню, как закупщик защищал заказ перед своим директором и оперировал только штуками. Коробов приехало ровно столько, сколько стояло в спецификации. Литров внутри оказалось вдвое меньше, потому что фасовку в строке никто не указал.

На первой партии я делаю четыре вещи: пересчитываю места, сверяю объём банки со спецификацией, проверяю этикетку на каждой банке, вскрываю пару банок из партии. Методику вскрытия и контрольной выкраски я вынесла в отдельный материал про приёмку партии, там разобрана и выборка.

Недостачу считайте в объёме, а не в штуках. Три недостающих литра Decking — это 60 м² непокрытой доски в один слой, в розничном пересчёте 11 505 ₽ товара, которого в коробе нет.

Как проверить поставщика ЛКМ due diligence по его же арифметике

Последний тест до оплаты: дайте поставщику свой объект и попросите посчитать материал. Ошибка в счёте видна быстрее, чем характер в переговорах.

Беру пробный участок 27 м² в два слоя. По норме это 27 раз по 100 мл, то есть 2 700 мл или 2,7 л. Дальше идут две разные цифры, которые путают чаще всего.

Цена израсходованного — площадь, умноженная на цену квадрата. Цена закупки — целые банки, потому что 0,7 банки никто не отгрузит. Округляю вверх до целой банки одинаково по всем строкам, иначе сравнение врёт.

Цена израсходованного на тех же 27 квадратах в два слоя выглядит иначе:

• Decking: 10 368 ₽, хвост в таре 0,3 л, это ещё 6 м² в один слой;
• Interior Wax: 10 044 ₽;
• Sauna Paraffin: 12 366 ₽;
• Exterior: 13 203 ₽;
• Food Contact: 14 391 ₽.

Разница между закупкой и израсходованным — не переплата, а остаток в банке. Поставщик, который путает эти две цифры в своём расчёте, так же посчитает и вашу поставку.

Оптовые цены я в блоге не публикую, они открываются в кабинете после верификации. Расчёты выше идут от розницы, чтобы вам было с чем сравнить чужой прайс.

Ответы, которые должны насторожить закупщика

1. «Фасовка любая, скажите какая нужна». У производителя фасовка конечна. У нас это банки 0,5 и 1 л плюс короба на 6 и 12 штук, а предложение канистры или ведра под нашим именем означает перелив.
2. «Расход зависит от многого». Зависит. Но норма всё равно должна быть цифрой: миллилитры на квадрат за слой.
3. «Номер партии не проставляем, у нас всё одинаковое». Без номера партии претензия превращается в спор о вкусах.
4. «Отгрузим по готовности». Срок отгрузки меряется в часах от подтверждения заказа, у нас это 24 часа.
5. «Отсрочку дадим, договоримся». Щедрость до подписания стоит дороже всего. Мы отсрочку не предлагаем и говорим об этом сразу, зато условия одинаковы для всех трёх типов партнёров.
6. «Цена действующая, но может измениться». Без срока предупреждения ваша маржа живёт до первого письма.

Седьмой сигнал не в словах, а в темпе. Когда ответы приходят по одному в неделю на этапе, где вы ещё только несёте деньги, представьте себе скорость разбирательства по рекламации.

Про сроки и стоимость перевозки я тоже ничего не обещаю. Плечо до вашего города считает перевозчик, тарифы у него свои, и подставлять сюда красивую цифру я не буду. Спрашивайте у транспортной компании по своему направлению, а у поставщика — только срок отгрузки со склада.

Что показываем мы, когда проверяют нас

Проверка работает в обе стороны, поэтому свой пакет мы держим собранным. Регистрация юрлица или ИП в оптовом кабинете занимает около 15 минут, после верификации открывается прайс и условия по вашему типу партнёрства. Фасовки, состав коробов и цвета Decking видны в B2B-каталоге, оттуда удобно собирать спецификацию под первый заказ.

Дальше по нашим же кругам. Договор с НДС, документооборот через Диадок или СБИС, отгрузка за 24 часа с момента подтверждения, склады во Владивостоке и Москве. Отсрочку платежа не заявляем, работаем по предоплате и говорим это до сделки, а не после. Тест-кит из пяти флаконов по 100 мл отдаём бесплатно вместе с техлистами: те самые 10 м² в один слой, на которых вы и проверите наш расход.

Считать маржу тоже проще на своих числах. Первый заказ от 30 000 ₽ идёт со скидкой 10 процентов, это 3 000 ₽ прямо в счёте. Партнёрская наценка доходит до 40–45 процентов от розницы, а бренд мы не раздаём всем подряд в одном городе, так что демпинга между партнёрами нет. По цене за литр линейка стоит в середине рынка: 3 700–4 600 ₽ против 7 900–10 100 ₽ у Osmo и заметно выше строительного масс-маркета.

Хотите пройти этот круг с нами — оставьте заявку в оптовом кабинете и запросите прайс. Пришлём спецификацию с фасовками, расчёт по вашей рознице и тест-кит, чтобы проверка началась не с обещаний, а с ваших замеров на своей доске.