Как вести учёт ЛКМ в магазине: шесть банок и ноль к продаже
Субботнее утро, звонок в магазин партнёра. «Decking у вас есть?»
Продавец смотрит в программу. «Есть, шесть банок».
Человек едет через полгорода. Продать ему нечего.
Меня зовут Дарья, я закупщик. В тот день я сидела у хозяина этого магазина и разбирала злополучные шесть банок по одной. Ниже — как вести учёт ЛКМ в магазине так, чтобы цифра в карточке означала банку, которую можно пробить на кассе.
Сразу оговорюсь, чтобы меня не поняли наоборот. Программа не соврала ни на единицу. Шесть банок стояли на складе, все шесть числились в остатке, ни одна не потерялась.
Учёт сошёлся. Продажи не случилось.
Шесть банок в остатке и ноль нужного цвета
Сначала я решила, что виновата программа. Открыла журнал документов, проверила приходы за три месяца, сверила с накладными. Всё до банки.
Потом мы пошли к стеллажу и разбирали вслух, по банке.
Три оказались другого цвета. Decking идёт в двенадцати тонах, а карточка в программе была одна: «Decking, 1 л». Нужный тон в ней от ненужного ничем не отличался.
Две банки как раз нужного тона лежали отложенными под другого человека, с четверга, с запиской на скотче. В остатке они честно числились свободными.
Шестая, того же тона, стояла вскрытой на витрине: ею продавец мазал выкраски на обрезке доски. Товаром она перестала быть в тот момент, когда с неё сняли крышку.
Шесть в остатке. Ноль нужного тона к продаже.
Дальше я посчитала, во что это обошлось.
Человеку нужна была терраса, тридцать квадратов в два слоя. Норма у нас одна на всю линейку, около 50 мл на квадрат за слой. Тридцать умножаю на пятьдесят, умножаю на два — три литра, то есть три литровые банки.
По рознице это 11 505 рублей. Партнёрская маржа доходит до 40–45 процентов, значит до 4 602–5 177 рублей уехали вместе с человеком к соседям.
«Так у меня же всё сходится», сказал хозяин.
Сходится. В этом и беда-то.
Мне приходилось разбирать такие остатки не в первый раз, и почерк везде один. Магазин заводит карточку под названием линейки, потому что так короче. Полка живёт цветами, фасовками и обещаниями продавца. А между карточкой и полкой ходят события, которые никто не завёл в программу.
Одна строка прайса — двенадцать строк учёта
Первое, что мы переписали, была карточка.
Единицу учёта запасов организация выбирает сама. Это прямо сказано в пункте 6 федерального стандарта по запасам: номенклатурный номер, инвентарный номер, партия, однородная группа или отдельный объект — на выбор.
Значит, «Decking» одной строкой — не требование закона. Это решение магазина, принятое когда-то за минуту и с тех пор не пересмотренное.
В нашей линейке пять позиций. Четыре идут в полулитровых банках, Decking — в литровой. Тонов у Decking двенадцать, а строка прайса под ним одна.
Одного этого состава хватает: строка прайса разворачивается в двенадцать строк учёта.
Exterior Wood Finish и Food Contact бесцветные, им хватает одной карточки на позицию. Прибавьте их и оставшиеся два состава — в справочнике магазина уже шестнадцать строк, и это ещё скромный счёт.
Мы просидели над справочником полтора часа и переписали имена позиций так, чтобы состав шёл первым, фасовка второй, а тон третьим: теперь продавец находит строку поиском по трём буквам оттенка, не поднимая головы от прилавка.
Карточка, в которой нет цвета, врёт ровно в тот день, когда покупателю нужен цвет.
Четыре движения, которых нет в чеке
Кассовый чек — документ о расчёте. Что в нём обязано быть, перечислено в статье 4.7 закона о применении касс: наименование товара, количество, цена за единицу.
Продажа идёт через чек. Всё остальное движение банки проходит мимо.
Витринный образец. Банку вскрыли, чтобы показать тон на доске. Расчёта не было, товара тоже больше нет.
Резерв. Банка стоит под фамилией, физически на складе, к продаже недоступна.
Пересорт при выдаче. Продавец отдал один тон, а списал заказанный. Два цвета разъехались с реальностью одним движением руки, и вылезет это не сегодня, а через месяц, когда покупатель придёт подновить террасу тем же оттенком и услышит, что такого у нас не было и нет.
Бой. Банка ушла с верхней полки на бетон, крышка отдельно.
Закон о бухучёте на этот счёт прямолинеен. Каждый факт хозяйственной жизни оформляется первичным документом, а документы о том, чего не было, к учёту принимать нельзя. Статья 9, читается за минуту.
Как это оформлено именно у вас, вопрос к своему бухгалтеру. У предпринимателя и у общества порядок разный, и советовать тут я не возьмусь.
Меня хватило на тетрадь у кассы и четыре колонки в ней. Дата, что случилось, сколько банок, чья подпись. Хозяин ворчал две недели, потом перестал.
Остаток врёт не цифрой. Он врёт событием, которое никто не записал.
Дата прихода живёт на крышке
Второе, что мы завели, был маркер на приёмке.
Месяц и год прихода пишутся на крышке, как только вскрыт короб. Партия — законная единица учёта по тому же стандарту, так что это не самодеятельность.
Занимает это секунд десять на банку. Короб Decking идёт по шесть штук: минута. Короба остальных позиций по двенадцать: две минуты, и то с ленцой.
Дело не в порче. Закрытая банка живёт пять лет, это шестьдесят месяцев, испортиться она не успеет.
Дело в порядке выдачи. Без даты продавец берёт ту банку, что ближе к двери, и внизу стеллажа тихо копится партия, которую однажды придётся расшивать со скидкой. Что с ней потом делать, я разбирала в тексте про зависшие остатки ЛКМ.
Смешное совпадение. Первичку по закону хранят не менее пяти лет после отчётного года. Пять лет у банки и пять лет у бумаги про неё.
А на вскрытую банку срок годности я не переношу. Про початую тару конкретного числа не назову, тут я честно не знаю.
Продавец читает карточку в квадратах
Третья колонка, которой у хозяина не было, — покрытие.
Литровая банка кроет около двадцати квадратов в один слой и около десяти в два. Полулитровая — десять и пять.
Покупатель не спрашивает про банки. Он говорит: «У меня терраса тридцать квадратов». Продавец, у которого покрытие стоит прямо в карточке, отвечает за пять секунд, а не считает на калькуляторе под прилавком.
Там же держу цену квадрата. В два слоя по Decking выходит 384 рубля материалом, по интерьерному воску 372.
Продавец, который называет цену квадрата, разговаривает с человеком про его террасу. Продавец, который называет цену банки, разговаривает сам с собой.
Короб на шесть литров закрывает около 120 квадратов в слой и около 60 в два. Это язык уже не полки, а заявки.
Я собрала эту колонку однажды вечером из прайса и нормы расхода, потратила час. Продавцу она сэкономила, наверное, месяц телефонных мучений.
Почему я больше не принимаю слово «есть»
Правило у телефона получилось в одну строку.
Отвечать не «есть», а «есть такой-то тон, столько-то банок, придержу до вторника».
Когда человек слышит в трубке не голое «есть», а конкретный оттенок с числом банок и датой, до которой они его ждут, он едет спокойным, а не проверять, обманули его или нет.
Резерв живёт три дня. Дальше банка возвращается на полку, и я говорю об этом сразу, в том же разговоре, а не потом в оправдание.
Дыру по цвету не надо закрывать мёртвым запасом. Заказ уезжает со склада за 24 часа, складов два, Владивосток и Москва. Дорогу до своего города считайте по своему перевозчику: чужих сроков я не называю, в каждом регионе они свои.
Минимальный заказ начинается от 30 000 рублей, на первый действует скидка 10 процентов. Сумма считается по ценам кабинета, и менеджер подтверждает её прайсом после регистрации.
Работаем по договору с НДС, документы ходят через Диадок или СБИС. Значит, приход встаёт в карточку из документа, а не из фразы «привезли вроде шесть».
Где мой порядок всё ещё врёт
Каюсь: витринную банку в миллилитрах я не мерю. Списала в образцы, и на этом всё. Живёт она у меня одной строкой без остатка, и я догадываюсь, что за год через эту графу утекает больше, чем мне хотелось бы знать.
Резерв без предоплаты протухает. Держу три дня, потом снимаю, и человек иногда обижается по телефону. Своего решения я тут пока не нашла.
Инвентаризацию мы делаем реже, чем стоило бы. С 1 апреля 2025 года применяется отдельный стандарт по инвентаризации, приказ Минфина от 13 января 2023 года № 4н. Что из него обязательно именно вашей организации — снова к бухгалтеру.
И сроки перевозчиков я в карточку не пишу. Однажды я вписала чужой срок как свой. Виноватой оказалась я.
Что я делаю в пятницу вечером
Беру тетрадь движений и карточки. Сверяю четыре строки: образцы, резервы, пересорт, бой. Пятнадцать минут, и я знаю, чем магазин торгует в понедельник.
Новую позицию в карточку не завожу, пока продавец не подержал её в руках. Для этого есть бесплатный тест-кит: пять флаконов по 100 мл с техлистами и живой консультацией.
Условия партнёрства и порядок регистрации лежат в опт-кабинете. Карточку товара он за вас, впрочем, не перепишет — тут нужны маркер и полчаса у стеллажа.
А в вашей карточке цвет стоит отдельной строкой или прячется внутри слова «Decking»?