Как построить систему закупок ЛКМ: точка заказа

Меня зовут Дарья, я разбираю ассортимент и остатки у оптовых партнёров Yachidamo. Вопрос «как построить систему закупок ЛКМ» звучит солидно, а упирается почти всегда в одну дату: в какой день уходит заявка. Отправили рано — деньги встали в коробах на нижней полке. Отправили поздно — продавец разводит руками перед человеком, который пришёл за конкретной банкой. Ниже только эта развилка: точка заказа и страховой запас, посчитанные в банках, а не в ощущениях закупщика.

Как построить систему закупок ЛКМ: два счёта закупщика

У закупщика открыты два счёта, и оплачивает он оба.

Первый выставляет пустая полка. Его видно сразу: покупатель спросил Decking, банки нет, человек уехал в соседний магазин и больше не вернулся. Второй счёт выставляет переполненный склад. Его не видно вообще. Товар лежит, отчёт по остаткам выглядит богато, а оборотные деньги стоят.

Возьмём розничную точку, остатки которой я разбирала этой весной. Пять позиций линейки, продажи ровные: Interior Wax 6 банок в неделю, Decking 5, Sauna Paraffin 3, Exterior 2, Food Contact 1. Итого 17 банок за неделю.

Та же неделя в розничных рублях выглядит иначе. Вся полка приносит 44 754 ₽, но раскладывается эта сумма неожиданно.

Обратите внимание на порядок столбцов. По штукам первым идёт Interior Wax, по деньгам Decking, потому что литровая банка дороже полулитровой. Система закупок, построенная только по штукам, будет защищать не ту позицию.

Второй счёт считается наоборот. Короб Food Contact это 12 банок по 0,5 л и 31 956 ₽ розничной стоимости, которые при продаже в одну банку в неделю простоят на полке 12 недель. Никакой аварии тут нет. Есть цена решения, и её стоит знать заранее.

Точка заказа: остаток, при котором заявка уже опаздывает

Точка заказа это не «минимальный остаток» из головы владельца. Это остаток, которого хватает ровно до приезда следующей партии, плюс запас на то, что партия задержится.

Складывается она из двух отрезков.

• Плечо заявки. У партнёра из примера это 7 дней: сутки на отгрузку со склада и 6 дней транспорта до города. Отгрузка за 24 часа после подтверждения заказа наша часть, транспортное плечо партнёр меряет сам по последним поставкам.
• Буфер. Ещё 7 дней. Не потому что круглое число, а потому что за прошлый сезон машина опаздывала дважды, и оба раза примерно на неделю.

Вместе получается 14 дней покрытия. Дальше арифметика простая: точка заказа равна продаже за две недели, страховой запас продаже за одну.

Сначала я предлагала партнёрам держать эти числа в голове. Не работает. Уже на третьей позиции продавец путает точку заказа с тем, что просто «лежит мало». Числа должны стоять в учётной системе рядом с остатком, отдельной колонкой, иначе системы нет.

Ещё одна тонкость про пересчёт. Продажу я беру за 60 дней, а не за год. Годовое среднее по сезонному товару вроде террасного масла врёт в обе стороны сразу: летом занижает, зимой завышает.

Страховой запас: за что вы платите неделю покрытия

Страховой запас по этой полке 17 банок. Это не мёртвый груз и не подушка на всякий случай. Это оплаченное право ошибиться в трёх местах.

• Машина опоздала. Самый частый случай, и единственный, который партнёр не контролирует.
• Спрос дёрнулся. Один подрядчик забрал четыре банки Decking под террасу, это 40 м² в два слоя. Обычная неделя по позиции 5 банок, вышло 9: продажа почти удвоилась, а страховой запас в 5 банок такая сделка съедает почти целиком.
• Учёт соврал. Пересорт, невыбитая позиция, банка с витрины. По моему опыту это вторая причина пустой полки после опоздания.

Раздувается буфер обычно от тревоги, а не от расчёта. Здесь помогает грубая проверка: посчитайте, сколько раз за прошлый сезон поставка реально пришла позже обещанного и на сколько дней. Если опозданий не было ни одного, недельный буфер держится уже не под опоздание, а под два оставшихся риска, и его стоит пересчитать в меньшую сторону: по этой полке неделя буфера это 17 банок и 44 754 ₽ розницы, лежащие на всякий случай. А вот 7 дней плеча из покрытия не убираются никогда, сколько бы ни было опозданий: пока машина в пути, полка живёт на остатке.

Есть и обратная ошибка, с которой я сталкивалась чаще. Закупщик закладывает буфер в днях, а потом ещё раз округляет заказ вверх «чтобы наверняка». Запас удваивается молча, и на полке появляется тот самый второй счёт.

Отдельно про сутки отгрузки. Это единственная часть плеча, которую задаёт поставщик, и она прямо входит в точку заказа. Мы отгружаем за 24 часа с момента подтверждения, складов два: владивостокский и московский. Свой транспортный участок партнёр считает сам, но начало отсчёта стоит выяснить до расчёта, а не после первой пустой полки.

Короб решает за медленную позицию

Дальше начинается место, где чистая арифметика ломается о фасовку. Точка заказа Food Contact 2 банки. Короб 12 банок. Заказать 2 нельзя, и никакая формула этого не изменит.

Вывод не в том, что расчёт бесполезен. Вывод в том, что у медленных позиций сигналом управляет не спрос, а кратность. Такие позиции не заказывают отдельной заявкой по остатку: их прицепляют к чужой заявке, пока на полке ещё есть запас.

Фасовок в линейке всего две, полулитровая банка и литровая, а едут они коробами по 12 и по 6. Канистр и вёдер нет, поэтому шаг закупки мелкий, и заморозить деньги крупной тарой не выйдет. В коробе всегда 6 л масла, как ни считай: шесть литровых банок или двенадцать полулитровых. Норма у всей линейки общая, примерно 50 мл на квадрат за слой, так что короб закрывает порядка 120 м² в один проход и вдвое меньше в два.

Про колонки скажу прямо, потому что здесь чаще всего ошибаются при сборке сметы. Две средние колонки это цена израсходованного масла по норме, и в один слой она ровно вдвое меньше, чем в два. Правая колонка это цена закупки целым коробом по рознице. Миллилитрами я тут ничего не добираю: либо считаем расход, либо считаем короба, смешивать нельзя. Свои закупочные цены партнёр видит в кабинете после верификации юрлица.

Сводная заявка: как построить систему закупок ЛКМ вокруг порога

Порог опта у нас от 30 000 ₽, считают его по ценам кабинета, а не по рознице, и относится он к заявке целиком. Отсюда следствие, которое ломает позиционный расчёт: обслуживать каждую точку заказа своей отдельной заявкой не выйдет, потому что каждая такая заявка обязана сама дотянуть до порога. Заявка на 2 банки Food Contact не дотянет никогда.

Правило, к которому мы пришли с партнёрами, укладывается в четыре шага.

1. Сигнал даёт первая позиция, коснувшаяся своей точки заказа. В примере это почти всегда Decking: короба хватает на 1,2 недели, и он упирается в свою точку заказа быстрее всех.
2. В тот же день собирается общая заявка. Каждая позиция добирается коробами до уровня, который закрывает две недели плюс период до следующей заявки.
3. Медленные позиции добираются в этот же заказ, даже если до их точки ещё далеко. Отдельного повода они не дождутся.
4. Заявка проверяется на порог. Если объём не дотягивает, добирают ходовыми позициями, а не редкими цветами.

Четвёртый пункт стоит объяснить. Заказ, добитый до порога чем попало, превращается в тот самый неподвижный остаток через полгода. Decking выпускается в 12 цветах, и соблазн взять всю палитру ради круглой суммы возникает у каждого второго новичка.

Про оплату тоже честно. Отсрочка платежа у нас не предусмотрена, счёт оплачивается до отгрузки, и это часть цикла заявки, а не бухгалтерская формальность. Если согласование платежа внутри компании занимает три дня, эти три дня живут в вашем плече, и точка заказа обязана их учитывать. На первый заказ действует скидка 10%, договор с НДС, документы идут через ЭДО.

Про деньги в кассе. На литровой банке Decking с розницей 3 835 ₽ доля партнёра доходит до 1 534–1 726 ₽, то есть до 40–45%. Такая маржа держится на эксклюзиве: бренд не раздают всем подряд в городе, и соседний магазин не сбивает вашу цену. Сегмент средний: не Osmo за 7 900–10 100 ₽ за литр и не масс-маркет с полки строительного гипермаркета.

Что спросить у поставщика, пока считаете точку заказа

Половину исходных данных для расчёта даёт не учётная система, а менеджер поставщика. Вопросы, которые я советую задать до первого заказа.

• Сколько часов проходит от подтверждения заявки до отгрузки. У нас 24 часа.
• С какого склада поедет партия. Владивосток или Москва меняют транспортное плечо сильнее, чем любые оптимизации внутри магазина.
• Какая кратность у каждой позиции. У нас короба на 6 и 12 банок, и это нижняя граница заказа.
• Как считается минимальная сумма и что в неё входит. У нас порог от 30 000 ₽ по ценам кабинета.
• Есть ли отсрочка платежа. У нас нет, планируйте оплату вперёд.
• Дают ли пробу до партии. Тест-кит у нас бесплатный: пять флаконов по 100 мл плюс техлисты, а полулитра выкрасок хватает примерно на 10 м² в один слой.

Ответы на первые три вопроса подставляются прямо в расчёт. Ответы на остальные определяют, каким будет первый заказ и не придётся ли пересобирать заявку из-за порога.

Регламент на одну страницу: кто смотрит остаток и когда

Система закупок отличается от интуиции одним: она работает, когда закупщик в отпуске. Поэтому финал не про формулы, а про то, кто и что делает.

1. Раз в неделю один назначенный человек выгружает остатки по всем позициям линейки.
2. Остаток сравнивается с колонкой «точка заказа» в той же таблице. Ниже или равно, значит сигнал.
3. По сигналу в тот же день собирается сводная заявка до порога, медленные позиции добираются коробами.
4. Раз в 60 дней продажа пересчитывается заново, отдельно перед началом сезона.
5. После двух заявок подряд числа проверяются фактом: стояла ли полка пустой и какие банки так и не тронули.

Пятый пункт пропускают почти все, а он единственный превращает таблицу в систему. Мне приходилось видеть файл, который не открывали с позапрошлого лета, при том что продажи за это время сместились на другую позицию.

Что делать с уже зависшим остатком, если он у вас есть, я разбирала отдельно в материале про хвост партии на полке магазина. Условия, при которых партия доживает до конца срока в паспортном состоянии, собраны в разборе норм хранения ЛКМ на складе.

Для расчёта вам не хватает двух чисел: своей продажи за 60 дней и реального плеча поставки. Первое лежит в вашей учётке и вынимается за вечер. Второе назовёт менеджер.

Зарегистрируйте компанию в оптовом кабинете: после верификации юрлица откроется прайс с кратностью коробов по каждой позиции. Палитру Decking на 12 цветов и все фасовки видно в B2B-каталоге, там же собирается черновик заявки. Запросите прайс и назовите менеджеру своё транспортное плечо: точку заказа по вашим позициям посчитаем вместе, а первая партия уйдёт со склада за 24 часа.