Как пересчитать остатки ЛКМ и сдать склад без спора

Вопрос «как пересчитать остатки ЛКМ и сдать склад» приходит ко мне двумя волнами: в конце сезона и при смене кладовщика. Формулировка почти всегда одна. «Мы посчитали, у нас не сходится, разберитесь кто прав». Дальше выясняется, что кладовщик считал банки, учётная система считала литры, а бригадир на объекте не сдал ни то ни другое. Я разбираю такие участки у оптовых партнёров Yachidamo, и ниже лежит порядок, который сводит карточку со стеллажом за один рабочий день.

Про рамку скажу заранее. Здесь операционная сторона: кто что берёт в руки, в каком порядке и что пишет на ярлыке. Проводки, удержания и юридическую часть недостачи оставляю бухгалтерии, это отдельный разговор. Все рубли ниже розничные. Оптовый прайс открывается в кабинете партнёра, и в публичном тексте я его не показываю.

Две единицы учёта в одной карточке: банка и миллилитр

Масло лежит на складе в двух состояниях, и путаница рождается именно здесь.

Закрытая банка это штука. Её не нужно измерять, у неё есть номинал, она ездит коробами. Вскрытая банка перестаёт быть штукой в ту секунду, когда бригадир снял крышку: физически она одна, а внутри может остаться и 400 мл, и 50.

Правило звучит скучно и работает: до вскрытия считаем штуками, после вскрытия миллилитрами. Один и тот же остаток обязан показываться в обеих единицах. Иначе сверка превращается в спор.

Две правые колонки путают чаще всего. Цена квадрата в один слой ровно вдвое меньше цены квадрата в два слоя, потому что норма у всей линейки одна: около 50 мл на квадрат за каждый слой. Возьмёте не ту колонку, и смета объекта вырастет вдвое на ровном месте. Я такое ловила в трёх заявках подряд за один месяц.

Как пересчитать остатки ЛКМ и сдать склад за один день

Порядок рассчитан на участок примерно в сотню банок. Разбор расхождений входит в этот же день.

1. Остановите движение. Ни приход, ни выдача во время пересчёта не оформляются. Пришла машина, ставьте её в отдельную зону и не считайте.
2. Соберите всё вскрытое в одно место. Отдельная полка, отдельный ярлык на каждой банке.
3. Целые банки считайте коробами. Полный короб это 6 штук у литровой фасовки и 12 у полулитровой, так быстрее и ошибок меньше.
4. Замерьте остатки вскрытых банок. Запись только в миллилитрах.
5. Сведите две суммы: штуки и литры. Обе сравните с карточкой.
6. Расхождение разбирайте построчно. Итог целиком не разбирается никогда.
7. Подпишите ведомость и передайте склад.

Шестой пункт пропускают чаще всего, а он и есть работа. Итоговая цифра расхождения не говорит ничего. Говорит строка.

Возьмём живой участок из пяти позиций. По карточке на нём 90 банок: 30 Decking, 24 Interior Wax и по 12 банок у трёх оставшихся позиций. Пересчёт дал 82 целых банки и 5 вскрытых. Штуками в наличии 87. Дырка три банки.

Тот же участок, но в литрах. Складываю номинал целых банок и замеренный остаток вскрытых.

Штуками не хватает трёх банок. Литрами не хватает 4,3 л. Числа разные, и оба верные.

Разложу эти 4,3 л. Три пропавшие банки дают 2 000 мл: одна литровая Decking плюс две полулитровые. Оставшиеся 2 300 мл это масло, которое ушло из вскрытых банок на объекты и не было списано. Первую часть закрывает кладовщик. Вторую закрывает прораб. Смешивать их в одну строку «недостача» нельзя, иначе виноватым назначат того, кто ближе стоял.

По розничным ценам три недостающие банки стоят 8 141 ₽: 3 835 за литровую Decking, 1 860 за Interior Wax и 2 446 за Exterior.

Где обычно расходится учёт и склад

Собрала список расхождений, которые встречаются у партнёров чаще прочих. Проверьте свой склад по нему до пересчёта, половина работы отпадёт.

• Короб принят, банки не разнесены. Приход оприходован коробами, выдача идёт банками. Литры сходятся, штуки уезжают.
• Полулитровая и литровая фасовка в одной строке номенклатуры. Самое злое расхождение. Литраж бьётся идеально, а физически на полке лежит не то, что показывает карточка.
• Цвет не заведён. У Decking 12 цветов. Если карточка одна на всю палитру, сумма сойдётся, а нужного оттенка под заказ не окажется.
• Выдали по норме, вернули по факту. Классика. Со склада ушли целые банки, назад приехали вскрытые, и никто не записал остаток.
• Витринная банка. Она вскрыта для показа, стоит в зале и почти всегда числится целой.
• Тест-кит. Пять флаконов по 100 мл приезжают бесплатно, поэтому их редко заводят в номенклатуру. Через полгода они всплывают при пересчёте как непонятный объём.
• Бой и подтёк при приёмке. Если банку не оформили в момент разгрузки, она превратится в недостачу через три месяца.

Материальную сторону этой истории, то есть кто и за что отвечает рублём, я подробно не трогаю. Про неё есть отдельный разбор материальной ответственности за ЛКМ на складе, повторяться смысла нет.

Вскрытая банка: чем мерить остаток и куда его писать

Взвешивание я не предлагаю. Плотность составов в открытых данных не заявлена, а считать по чужим коэффициентам значит угадывать. Остаются два способа, оба рабочие.

Первый способ это мерная риска. Один раз наливаете в пустую банку 100 мл, 200 мл и так далее, ставите метки на внутренней стенке образца и дальше сравниваете с ним. Грубо, зато повторяемо и занимает минуты.

Второй способ это обратный счёт от площади. Расход у нас один на всю линейку, около 50 мл на квадрат в каждом слое. Бригадир отчитался за площадь, вы перевели её в миллилитры и сверили с тем, что вернулось.

Работает это так. Остаток 550 мл Decking закрывает 11 м² в один слой или 5,5 м² в два. Остаток 400 мл Interior Wax это 8 м² в один слой или 4 м² в два. Все 1 200 мл вскрытого остатка на участке дают 24 м² в один слой либо 12 м² в два слоя.

Про породу и состояние доски отдельно. Единая норма у нас заявлена на линейку составов, а не на любое основание, поэтому обратный счёт по площади я использую как проверку порядка величины, а не как приговор кладовщику.

Списание по норме: цена израсходованного и цена закупки

Здесь ломается половина сверок, и ломается из-за одного слова.

Участок 6 м² в два слоя, Interior Wax. Норма даёт 6 × 50 × 2 = 600 мл. Столько израсходовано. Выдать 600 мл нельзя, тара целая: на участок ушли две банки по 0,5 л, то есть 1 000 мл. На полку вернулись 400 мл.

Дальше два разных числа, и путать их нельзя.

• Цена израсходованного. 6 м² × 372 ₽ за квадрат в два слоя = 2 232 ₽ по рознице.
• Цена закупки. Две банки по 1 860 ₽ = 3 720 ₽ по рознице.

Разница 1 488 ₽ никуда не пропала. Это те самые 400 мл на полке, ровно 0,8 банки.

Тот же участок в один слой считается так же, округление до целой тары применяю одинаково в обеих колонках. Норма 300 мл. Цена израсходованного 6 × 186 = 1 116 ₽. Выдана одна банка 0,5 л за 1 860 ₽, вернулось 200 мл на 744 ₽. Проверка сходится: 1 116 плюс 744 равно 1 860.

В ведомость по сдаче склада идёт цена закупки недостающих целых банок. Цена израсходованного нужна для сметы объекта и для разговора с прорабом. В акте ей делать нечего.

Как пересчитать остатки ЛКМ и сдать склад по акту

Бумажная часть короткая, но её обычно делают наспех. Что должно быть в комплекте на передачу:

• Ведомость с двумя итогами по каждой строке: штуки и литры.
• Отдельный лист по вскрытым банкам с остатком в миллилитрах на каждую.
• Объяснение по каждой строке расхождения. Одно слово «пересорт» объяснением не считается.
• Подписи обеих сторон на каждом листе, а не только на последнем.

Чего подписывать не стоит. Ведомость без даты и времени окончания пересчёта. Ведомость, где вскрытые банки идут единой строкой «прочее». Ведомость с итогом только в рублях: рубли пересчитываются от прайса, а прайс меняется.

Мне приходилось принимать склад после человека, который сдавал его в отпускной день за сорок минут. Расхождение всплыло через квартал, доказать было нечем. С тех пор я прошу принимающую сторону лично вскрыть хотя бы один короб из партии и убедиться, что внутри 12 банок нужной фасовки.

Первая заявка после пересчёта

Пересчёт всегда заканчивается списком дырок. По нашему участку это три позиции: Decking, Interior Wax, Exterior. Дальше начинается закупка, и здесь важна кратность фасовки.

Добираем коробами. Литровый Decking приезжает шестёркой, розницей это 23 010 ₽. Полулитровые позиции едут по 12 банок: Interior Wax на 22 320 ₽ и Exterior на 29 352 ₽. Розницей вся заявка тянет на 74 682 ₽. Порог опта — от 30 000 ₽, но считают его по ценам кабинета, а не по рознице: сумму заявки под порог подтверждает менеджер прайсом после регистрации. Первый заказ уходит со скидкой 10%.

Что стоит спросить у поставщика до заявки, а не после:

1. Какая кратность у каждой позиции и можно ли собрать сборный короб.
2. За сколько уходит отгрузка со склада и с какого именно склада поедет ваш заказ.
3. В каком виде придут документы. У нас это договор с НДС и электронный документооборот, Диадок либо СБИС.
4. Что делать с боем при приёмке и в какой срок его фиксировать.

Отгружаем за 24 часа с момента подтверждения. Уедет заказ из Владивостока либо из Москвы, склада у нас два. Маржа партнёра доходит до 40–45% от розницы и держится, потому что бренд не раздаётся в городе всем подряд. Соседний магазин не сбивает вам цену, а покупателю не с чем сравнить прайс на полке.

Дальше два шага. Заведите юрлицо в оптовом кабинете: форма короткая, реквизиты и контакт того, кто принимает заявки. Кратность коробов, фасовки и всю палитру Decking видно в B2B-каталоге, там же собирается заявка.

Не готовы брать партию вслепую? Тест-кит бесплатный: пять флаконов по 100 мл и технические карты, проверяете расход на своей древесине. Запросите прайс и пришлите менеджеру итог пересчёта. Мы соберём добор коробами под ваши дырки, и партия уедет за сутки.