Как организовать сборку заказа ЛКМ на складе по коробам

Я Игорь, технолог производства Yachidamo. Отгрузку вижу с той стороны, где заявка партнёра превращается в места на рампе. Как организовать сборку заказа ЛКМ на складе — вопрос не про стеллажи и не про программу учёта. Он про то, что считать единицей отгрузки, в каком порядке снимать позиции с полки и чем ловить пересорт, пока машина не уехала со двора.

Дальше разбираю всё на одном заказе из четырёх строк. Заказ учебный: я собрал его из наших фасовок, чтобы арифметику можно было перепроверить по прайсу, а не принимать на веру. И сразу оговорка про деньги. Везде ниже считаю цену закупки, то есть стоимость всей тары, которая уезжает со склада, а не стоимость израсходованных миллилитров. Округление до целой банки применяю одинаково ко всем четырём строкам: дробных банок не бывает ни в одной из них.

Как организовать сборку заказа ЛКМ на складе: короб как единица отгрузки

Партнёр пишет заявку в банках, склад живёт коробами. Первое, что стоит принять: короб — не упаковка, а единица отгрузки. Целый короб едет как есть, вскрывать его никто не станет.

У линейки короба устроены неочевидно. Decking разливается в банку 1 л и едет коробом по 6 банок. Остальные четыре позиции — банка 0,5 л и короб по 12 банок. Перемножьте, и в обоих случаях выйдет ровно 6 литров. Короб линейки всегда шесть литров. Меняется только число банок внутри, и именно оно попадает в накладную.

Две правые колонки держите раздельно. Норма расхода у всей линейки одна: около 50 мл на квадрат за слой. Квадрат в один слой стоит ровно половину квадрата в два слоя, и подмена колонки завышает смету вдвое. Литр закрывает 20 м² в один слой и 10 м² в два. Банка 0,5 л даёт 10 м² в слой и 5 м² в два.

Есть ещё деталь, из-за которой смешанные заказы разваливаются чаще всего. Названий в прайсе пять, а артикулов на стеллаже шестнадцать: у Decking двенадцать цветов, и каждый занимает свою ячейку. Сборщик, который читает строку «Decking, 6 банок» и не видит в ней цвета, ошибётся не по невнимательности. Ему просто не из чего выбирать.

Смешанный заказ на 28 банок: как он выглядит на отгрузке

Вот заявка, на которой дальше всё считаю.

Двадцать восемь банок, семнадцать литров, 68 842 рубля по рознице. Восемнадцать банок уезжают двумя нетронутыми коробами. Оставшиеся десять идут россыпью, и под них нужно отдельное сборное место.

Соотношение на графике важнее суммы. Две трети заказа собираются без единого решения: взял короб, поставил на паллету, отметил строку в накладной. Оставшаяся треть требует, чтобы кто-то отсчитал банки поштучно и сложил их рядом с чужими. Все известные мне пересорты родились именно в этой трети. Целые короба не подводили.

Площадь заказа считается так же прямо. Семнадцать литров закрывают 170 м² в два слоя или 340 м² в один. По строкам в два слоя выходит 60 м² декинга, 60 м² интерьерного воска, 30 м² состава для парной и 20 м² наружного.

Порядок комплектации: пять действий до того, как место заклеят

Порядок у меня жёсткий, и он не про скорость. Он про то, чтобы ошибка успела всплыть внутри склада.

1. Разложить заявку на две части: что закрывается целыми коробами и что уходит россыпью. Разметка делается на бумаге до подъёма первой банки.
2. Отобрать целые короба. Их не вскрывают и не пересчитывают, короб сверяют по маркировке на боку.
3. Собрать россыпь по одной позиции за раз. Отсчитали шесть банок Sauna Paraffin, закрыли ячейку, отметили строку. Только после этого идут за Exterior.
4. Сверить сборное место по этикеткам, а не по крышкам и виду банки. Проговорить вслух позицию, цвет, объём, количество.
5. Заклеить и подписать места: номер заявки, номер строки, количество. Номера партий с банок вписать в накладную построчно.

Третий пункт выглядит занудством ровно до первого раза. Мне приходилось собирать две россыпные строки параллельно, и в сборном месте оказалось девять банок вместо десяти. Недостачу нашли не у нас, а у партнёра при выкладке.

Где чаще всего ошибаются при сборке смешанного заказа

Первая ошибка живёт в самой заявке. Слово «короб» без позиции не значит ничего: у Decking это шесть банок, у остальных двенадцать. Литры совпадут, банки нет.

Ещё коварнее формулировка «шесть банок». Для Decking это шесть литров, для любой позиции в фасовке 0,5 л три литра.

Вторая ошибка — цвет. Двенадцать цветов Decking стоят в прайсе одной строкой, а на складе занимают двенадцать ячеек. Заявка «Decking, Венге, 6 банок» и заявка «Decking, 6 банок» — разные документы. По второй сборщик возьмёт тот короб, который ближе.

Третья ошибка — два бесцветных состава. Exterior и Food Contact оба бесцветные, оба в банке 0,5 л, оба в коробе по 12 штук. В руках они не различаются никак, различает только этикетка. Цена места при этом разная: короб Food Contact стоит 31 956 ₽ по рознице, короб Exterior 29 352 ₽.

Четвёртая ошибка — момент, когда россыпь собирают одновременно с коробами. Сборное место стоит открытым, мимо едут чужие банки, одна из них ложится не туда.

Во что эти ошибки обходятся на нашем заказе:

• одна недоложенная банка Interior Wax — 1 860 ₽ и 5 м² в два слоя, которых партнёр недосчитается на объекте;
• четыре банки Exterior — 9 784 ₽ и 20 м² в два слоя;
• подмена шести банок Sauna Paraffin интерьерным воском — недостача строки на 13 728 ₽ и 11 160 ₽ лишнего товара на полке;
• короб Decking не того цвета — 23 010 ₽ и 60 м², покрытые не тем тоном.

Последняя строка обходится дороже прочих. Не тот цвет обнаруживают уже на объекте, после вскрытия банки, а иногда после первого прохода кистью.

Как организовать сборку заказа ЛКМ на складе так, чтобы недостача всплывала у машины

Рампа — последняя точка, где ошибку ещё можно исправить на месте, а не отдельным рейсом. Я держу на ней четыре привычки. Ни одна не требует ни оборудования, ни лишнего человека, ни остановки погрузки.

Считают места, а не банки. В нашем заказе их три: два короба и одно сборное. Каждое подписано номером заявки и номерами строк, которые в нём лежат.

Сборное место фотографируют до заклейки, с развёрнутыми к камере этикетками. Кадр не стоит ничего, а спор снимает до того, как он начался: на нём видно и позицию, и количество.

Номера партий идут в накладную построчно. Без них разбор через месяц упирается в «отгружали как обычно», и дальше разговора не выходит.

Расхождение фиксируют до подписи документов, а не после. Как именно оформлять акт, спросите у поставщика заранее: у каждого свой порядок, и выяснять его в момент спора поздно. У нас отгрузка со склада идёт за 24 часа, поэтому недостающую строку чаще всего успевают отправить следующей машиной.

Что спросить у поставщика до первой отгрузки

Шесть вопросов, которые закупщик задаёт один раз, а пользуется ими годами:

• Что считается единицей прайса, банка или короб, и как оформляется неполный короб?
• Собирается ли короб Decking под один цвет или в него кладут смесь цветов?
• Как маркируется сборное место и что написано на его ярлыке?
• Вписываете ли вы номера партий в накладную построчно?
• Как оформляется расхождение, если пересорт нашли при вскрытии?
• С какого склада поедет мой заказ и что именно попадает в 24 часа отгрузки?

Хороший ответ на эти шесть вопросов экономит вам первую спорную поставку. Плохой ответ тоже полезен: вы узнаете о нём до денег, а не после.

Заявка на смешанный заказ: что уходит менеджеру

Учебный заказ на 68 842 ₽ посчитан по рознице, и это не сумма счёта: платит партнёр по оптовому прайсу, где та же корзина стоит меньше. Проходит ли такой объём минимум в 30 000 ₽ и с каким запасом — считает менеджер по строкам вашей заявки; из розничной суммы это не выводится. Что стоит держать в голове до отправки:

• минимальная сумма опта от 30 000 ₽, на первый заказ действует скидка 10%;
• фасовка только банки 0,5 и 1 л плюс короба по 12 и 6 банок, канистр и бочек у нас нет;
• отгрузка со склада за 24 часа, площадки во Владивостоке и Москве;
• договор с НДС, закрывающие документы через Диадок или СБИС;
• тест-кит бесплатно: 5 × 100 мл, техлисты и разбор задачи. Флакон 100 мл закрывает 2 м² в один слой, этого хватает на выкраску по вашей древесине.

Партнёрская сторона тоже считается. Маржа доходит до 40–45% от розницы, Ячидамо не лежит у соседнего продавца, поэтому покупатель не гоняет вас по чужим прайсам, а вы не воюете ценой. По цене литра мы сидим в середине рынка: Osmo 7 900–10 100 ₽ за литр, Neomid 930–1 550 ₽, наш коридор 3 700–4 600 ₽ за литр. Средний сегмент уходит с полки легче краёв.

Сколько банок держать между поставками, я разбирал отдельно в материале про расчёт запаса масла на склад. Дальше два действия: заведите юрлицо в оптовом кабинете и запросите прайс с расчётом под вашу первую сборку. Позиции и составы коробов лежат в B2B-каталоге. А порядок комплектации напишите до первой отгрузки, а не после первого спора: пять строк регламента дешевле одного короба не того цвета.