Как настроить автоматическое пополнение запасов ЛКМ

Вопрос «как настроить автоматическое пополнение запасов ЛКМ» приходит ко мне в двух формулировках. Первая: пусть система заказывает сама. Вторая: надоело каждый месяц пересчитывать одно и то же. За обеими стоит одно желание. Нужно правило, которое срабатывает без калькулятора, и число, записанное заранее. Я веду закупку у оптовых партнёров Yachidamo, и ниже лежит правило, привязанное к сроку отгрузки со склада.

Рамку обозначу сразу. Разбираю момент заявки: при каком остатке она уходит и до какого уровня добирается партия. Тарифы перевозчиков, комиссии площадок и цены учётных систем я не называю. Такие цифры живут своей жизнью, их уточняют у перевозчика, у банка и у площадки. Все рубли ниже розничные, оптовый прайс открывается в кабинете партнёра.

Что в пополнении ЛКМ делает автомат, а что закупщик

Автомат не в софте. Правило становится автоматическим тогда, когда у стеллажа никому не нужен пересчёт.

Заранее записываются три вещи:

• Единица счёта. Банка, а не литр и не рубль. Со склада едут целые банки, а едут они коробами.
• Сигнал. Остаток, при котором заявка уходит сегодня, а не в понедельник.
• Максимум. Уровень, до которого добираем, когда сигнал сработал.

Где эти числа лежат, вопрос второй. Ярлык на торце стеллажа работает не хуже учётной системы. Возможности и цены самих систем я не привожу: у каждого вендора они свои и меняются, это разговор с его менеджером.

Человек из схемы не исчезает. Он смотрит на остаток, сверяет с числом на ярлыке и отправляет заявку. Считает не он. Посчитали один раз, когда ставили числа.

Плечо считается по своим приходам, а не по чужому тарифу

Сигнал висит на плече поставки. У меня плечо складывается из трёх кусков: отгрузка, транспорт, приёмка.

Первый кусок известен заранее. Мы отгружаем со склада за 24 часа с подтверждения заказа, складов два, Владивосток и Москва. Это наша часть обязательства, она не гуляет от заявки к заявке.

Второй кусок ваш. Транспортное плечо до вашего города я числом не назову, и никто честно не назовёт: оно зависит от направления, перевозчика и сезона. Зато оно измеряется. Поднимите три последних прихода, по каждому посчитайте время от подтверждения заявки до минуты, когда банка встала на стеллаж, и возьмите худший результат. Не средний. Средний подведёт вас ровно в тот раз, когда машина опоздает.

Третий кусок съедает приёмка. Партия, которая лежит в зоне приёмки неразобранной, для бригады не существует. Считайте её частью плеча, пока она не разнесена по местам.

Дальше развилка. Плечо от прихода к приходу держится ровно — буфер сверх него оставляем коротким, у меня это две смены. Плечо скачет — буфер считаем по худшему приходу и пересматриваем после каждой второй заявки.

Как настроить автоматическое пополнение запасов ЛКМ за один вечер

Пример беру живой. Подрядчик со своим складом, месячная программа по объектам, двадцать рабочих смен. Все площади ниже в два слоя.

Сначала таблица, которая переводит квадраты в тару. Норма у всей линейки одна: около 50 мл на квадрат за каждый слой.

Две правые колонки различаются ровно вдвое, потому что норма на слой одна. Цена квадрата в один слой — половина цены квадрата в два слоя. Возьмёте не ту колонку, и смета вырастет вдвое на ровном месте. Такую ошибку я поймала в заявках дважды за сезон. И ещё одно про эти колонки: они показывают цену израсходованного масла, а не цену закупки. Закупка идёт целыми банками и коробами, там числа другие.

Дальше сама настройка. Порядок рассчитан на один вечер и пять позиций.

1. Возьмите программу месяца в квадратных метрах по каждой позиции. Не в рублях.
2. Переведите площадь в масло по норме около 50 мл на квадрат за слой. Два слоя дают 100 мл на квадрат.
3. Переведите миллилитры в банки по таблице выше. Литровая банка закрывает 10 м² в два слоя, полулитровая — 5 м².
4. Разделите месяц на смены. Получите расход за смену по каждой позиции.
5. Умножьте расход за смену на глубину покрытия, то есть на плечо плюс буфер, и округлите вверх до целой банки. Это сигнал.
6. Поставьте максимум. У меня это месячная программа в банках.
7. Напишите оба числа на ярлыке и вернитесь к ним после двух приходов.

Вот что получилось на нашей программе при глубине покрытия в шесть смен.

Округление вверх до целой банки я применяю ко всем пяти строкам одинаково. Миллилитрами добор не считаю: со склада приезжают целые банки, дробить их некому.

Сколько остатка держать, чтобы бригада не встала

Сигнал удобно проверять глазами, а не в таблице. Восемь банок Decking — это 80 м² работы в два слоя. Одиннадцать банок Interior Wax — 55 м². Если бригада закрывает по Decking 12 м² в смену, восьми банок хватает почти на семь смен.

Теперь про цену промаха в другую сторону. Каждая смена без масла по Decking — это 12 м² незакрытой работы, две смены — 24 м². По всей программе смена стоит 31 м². Во что вам обходится такой квадрат, считайте своей ставкой: чужие расценки бригад я подставлять не буду.

Отдельно скажу про сезон. Сигнал, посчитанный в январе, к маю врёт, потому что программа выросла. Пересчёт расхода за смену — это пятнадцать минут работы, а не проект. Саму формулу запаса с плечом и буфером я подробно разобрала в материале про расчёт запаса на складе, здесь важнее момент срабатывания.

Кратность короба ломает автомат на медленных позициях

Сигнал сработал. Дальше добираем до максимума, и вот тут расчёт встречается с фасовкой. Добор равен максимуму минус сигнал, а уезжает он целыми коробами: шесть банок у литровой фасовки, двенадцать у полулитровой.

Округление до целого короба применено ко всем строкам одинаково, и это цена закупки, а не цена израсходованного. Израсходуется ровно по норме. Приедет коробами.

Смотрите на последнюю строку таблицы. Медленная позиция даёт самый злой перелёт: Food Contact уходит по четыре банки в месяц, а короб привозит двенадцать, то есть трёхмесячный запас. Sauna Paraffin ложится ровно в месяц. Decking почти не перелетает, потому что короб у него мелкий, шесть банок.

Отсюда правило, которое я ставлю всем партнёрам. Медленные позиции с сигнала снимаются. Их заказывают по календарю, раз в квартал, и ими же добирают заявку до порога опта. Держать сигнал на позиции, которой хватает на три месяца, бессмысленно: он всё равно не сработает раньше короба.

Как настроить автоматическое пополнение запасов ЛКМ и не заморозить деньги

Глубину покрытия закупщик выбирает сам, и это самый дорогой выбор во всей схеме. Я посчитала один и тот же склад при трёх глубинах, розницей и целыми банками.

Шаг от четырёх смен к шести стоит 29 374 ₽. Шаг от шести к восьми — ещё 22 290 ₽. Между крайними вариантами лежат 51 664 ₽, которые просто стоят на стеллаже и ждут. Отгрузка за сутки нужна ровно за этим: под короткое плечо запас держат тонким, и деньги остаются в обороте, а не в банках на полке.

Ошибки, на которых спотыкаются чаще всего, я собрала в один список.

• Сигнал записан в рублях. Прайс меняется, банка нет. Считайте штуками.
• Плечо взято средним. Опоздает машина — встанет бригада, и виноватым окажется расчёт.
• Один сигнал на всю палитру. У Decking двенадцать цветов. Сумма по позиции сходится, а нужного оттенка на объект нет.
• Максимум не пересматривали с прошлого сезона. Программа выросла вдвое, сигнал остался прежним.
• Заявка ушла по одной позиции. Порог опта не добран, через неделю уходит вторая заявка, и вы платите за два плеча вместо одного.

С последней ошибкой мне приходилось разбираться у партнёра дважды. Сигнал по Interior Wax срабатывал раньше остальных, заявка уходила одна, а через десять дней летела вторая. Лечится это одной строкой в регламенте: сработал сигнал по любой позиции — смотрим весь список и добираем всё, что ниже половины максимума.

Что спросить у поставщика до первой автозаявки

Правило считается по чужому плечу, поэтому вопросы задаются до расчёта, а не после первой заявки.

1. С какого склада поедет мой заказ и что считается моментом подтверждения.
2. Какая кратность у каждой позиции и собирается ли сборный короб из разных цветов.
3. За сколько уходит отгрузка и в каком виде приходят документы.
4. Что делать с боем при приёмке и в какой срок его фиксировать.

По нашей линейке ответы такие. Отгружаем за 24 часа с подтверждения, из Владивостока или из Москвы. Фасовка только банки 0,5 и 1 л, опт-короба на 6 и 12 банок. Канистр и вёдер у нас нет. Договор с НДС, документооборот через Диадок или СБИС.

Заявка из нашего примера розницей тянет на 254 106 ₽, а порог опта начинается от 30 000 ₽ по оптовому прайсу, так что такая партия проходит его с большим запасом. На первый заказ идёт скидка 10%. Тем, кто ещё и продаёт с полки, добавлю главный аргумент: маржа партнёра доходит до 40–45% от розницы и держится, потому что бренд в городе не раздаётся всем подряд. Соседний магазин не сбивает вам цену, а покупателю не с чем сравнить прайс.

Дальше два шага. Заведите юрлицо в оптовом кабинете, проверка данных занимает около пятнадцати минут. Кратность коробов, фасовки и всю палитру Decking видно в B2B-каталоге, там же собирается заявка и обсуждаются условия дилера.

Не готовы ставить сигнал вслепую? Тест-кит бесплатный: пять флаконов по 100 мл, это 10 м² выкрасок в один слой, плюс технические карты. Запросите прайс и пришлите менеджеру свою месячную программу в квадратах. Мы вернём её вам в банках и коробах, с готовыми сигналами по каждой позиции.