Как спланировать закупки ЛКМ на сезон: три числа на строку
Хозяин магазина прислал мне в марте одну строку: «Decking, восемь коробов». И приписку: «Как в прошлом году, только побольше».
Я спросила, откуда восемь.
Тишина. Потом: «Ну, по ощущениям».
Меня зовут Дарья, я закупщик. Ниже разберу, как спланировать закупки ЛКМ на сезон, когда прошлогодний файл уже врёт: откуда я беру нижнее число строки, чем ограничиваю верхнее и что в бюджете этого года сломалось само собой.
Сразу оговорюсь, чтобы меня не поняли наоборот. Священным документом лист я не считаю. Он живёт до первой отгрузки, дальше правлю карандашом. Но написан он должен быть раньше, чем продавец позвонит с пустой полки.
Одно число на строку — ставка, а не план
Восемь коробов не отвечают ни на один вопрос, который у меня есть в марте.
Сколько мы точно продадим, потому что объект уже кем-то заказан? Сколько докупим по ходу, если пойдёт? И какие деньги хозяин готов вынуть из оборота до первой выручки?
Три вопроса. Значит, и чисел в строке должно быть три.
С того года в каждой строке моего листа стоят минимум, рабочее число и потолок. Минимум я обязана закрыть. Рабочее уходит первой заявкой. Потолок показывает, докуда строка имеет право расти, если сезон пойдёт хорошо.
Соседний магазин планировал одним числом. Хозяин брал прошлогодний расход и накидывал сверху на всякий случай. В июле он вёз короба второй раз с переплатой за срочность, а в ноябре продавал остатки со скидкой. Одно число сработало дважды и оба раза мимо.
План в одном числе проверяется в октябре. План в трёх числах проверяется в марте.
Минимум я собираю чужими руками
Прогнозировать я перестала. Начала звонить.
За несколько недель до старта обзваниваю бригады, знакомую столярку, пару банных мастеров. Спрашиваю не «сколько возьмёшь», а «что у тебя подписано». Разница между этими двумя вопросами и есть весь минимум.
Дальше мне нужны от собеседника две цифры: площадь и число слоёв. Остальное считаю сама, норма у нас одна на всю линейку, около 50 мл на квадратный метр за слой.
Бригадир назвал двести сорок квадратов настила в два слоя. Двести сорок умножаю на пятьдесят миллилитров, умножаю на два. Выходит двадцать четыре литра. Короб держит шесть литров, значит четыре короба.
«Двести сорок точно. Ещё двести, если сосед подпишет», добавил он в трубку.
Вторые двести в минимум не пошли и не пойдут. Каюсь, раньше я такие почти согласованные объекты вписывала, и один сезон закрыла с подсобкой, набитой чужим оптимизмом.
Столярка в тот же вечер подтвердила шестьдесят квадратов столешниц в два слоя. Те же пятьдесят миллилитров, те же два слоя, шесть литров. Интерьерный воск идёт полулитровыми банками по двенадцать в коробе, значит ровно один короб. Две строки, одна арифметика, и ни одного «по ощущениям».
Проверила себя простым вопросом: могу я назвать человека, который заберёт эти банки? Если фамилии нет, строка ещё не минимум.
Рабочее число: минимум плюс половина
Магазин живёт не одними подписанными объектами. В дверь заходят люди с улицы, и площади своих террас они мне заранее не сообщают.
Поэтому рабочее число у меня считается быстро и грубо. Минимум плюс половина минимума.
Двадцать четыре литра превращаются в тридцать шесть. Шесть коробов вместо четырёх. Эти шесть и уезжают первой заявкой сезона.
Половина взялась не из воздуха, а из двух сезонов наблюдения за одной и той же полкой. Собирается она за вечер по прошлогодним чекам, и тут важно не перепутать базу. Считать надо не долю уличных продаж во всей выручке, а их отношение к продажам по подписанным объектам: надбавка ложится на минимум, значит и делить надо на минимум. У меня на каждые два литра под договор уходил примерно литр с улицы, отсюда и половина. У знакомой закупщицы из соседнего района вышла треть, у ребят в райцентре две трети. Цифра личная, метод общий.
Календарь окон, в которые заявка обязана успеть, я разбирала отдельно, в тексте про сезонность продаж ЛКМ. Здесь важнее другое. Рабочее число не равно потолку и никогда его не догоняет.
Потолок считается в деньгах, и с двух сторон
Потолок я беру вдвое от минимума. Сорок восемь литров, восемь коробов. Дальше строка расти не имеет права, даже если июль выдался золотой.
Вот здесь и нашлись хозяйские восемь коробов. Ощущение его не обмануло, оно просто назвало не то число. Восемь — это край, до которого строка имеет право дорасти к августу, если сезон пойдёт хорошо. А первой заявкой в марте уезжает шесть. Он собирался положить на склад потолок и назвать это планом.
Причина, по которой у потолка вообще есть край, скучная. Спрос бесконечен только в разговорах, а деньги у магазина всегда конечны.
Первая сторона — мои деньги. Точную сумму заморозки я в этом рассказе не назову: закупка идёт по ценам кабинета, а они закрытые. Хозяин видит её у себя в счёте, мне же на бумаге приходится проверять строку с другого конца — со сбыта. Сорок восемь литровых банок Decking по 3 835 рублей — это 184 080 рублей розницы, которые с апреля по октябрь обязаны уехать с полки. Из оборота уйдёт меньше, но уйдёт разом и в марте, а вернётся ровно по мере того, как полка пустеет. Поэтому вопрос хозяину звучит не «восемь коробов берём?», а «сто восемьдесят четыре тысячи розницы за сезон продадим?». Если на втором вопросе он мнётся, спорить про короба уже незачем.
Маржу в этот расчёт я не подмешиваю, хотя её и знают все: до 40-45 процентов от розницы, то есть до 1 534-1 726 рублей с литровой банки Decking. Это довод за то, чтобы строка в листе вообще была, а не за то, чтобы поднимать ей потолок. Прибыль приходит с проданной банки по одной, а деньги замораживаются сразу на всех.
Вторая сторона — деньги клиента. Квадрат в два слоя стоит ему 384 рубля материалом по Decking и 372 рубля по интерьерному воску. Если в моём городе такие сметы подписывают редко, потолок надо опускать, сколько бы литров ни просила душа.
Признаюсь, первые годы я путала потолок с целью. Потолок ничего не обещает. Он только говорит, где я остановлюсь.
Мой шаблон бюджета устарел на два пункта НДС
Шаблон, по которому я считаю бюджет сезона, достался мне от прошлого закупщика. Внутри сидела формула с двадцатью процентами.
С января 2026 года базовая ставка НДС уже не двадцать. Двадцать два. Пункт 3 статьи 164 Налогового кодекса, поправку внёс федеральный закон от 28 ноября 2025 года.
Два пункта звучат мелко, пока не умножишь. На сто тысяч рублей плана разница две тысячи. На триста тысяч шесть. На полмиллиона десять.
Только назвать это расходом было бы враньём, и я оговорюсь честно. Мы на договоре с НДС, входной налог принимается к вычету по статье 171 Налогового кодекса, и эти две тысячи ко мне вернутся. Вопрос в том, когда. Уйти со счёта они должны вместе с заявкой, в марте, а вернуться — после квартальной отчётности, когда сезон уже наполовину съеден. Так что в моём листе это строка не расхода, а отвлечённых из оборота денег. Для бюджета, у которого до первой выручки ещё месяц, разница между двумя этими словами нулевая.
Файл не соврал. Он просто остался в прошлом году.
С тех пор лист я держу в тех же деньгах, в каких потом придёт закрывающий документ. Обмен у нас идёт через Диадок или СБИС, счёт-фактура приходит туда же. Значит, и строка в листе живёт в рублях с налогом, а не в голых банках.
Как ложится переход по договорам, которые тянутся с прошлого сезона, я не берусь советовать никому. Это разговор со своим бухгалтером, и у каждого он свой. Моё дело проще: взять актуальную ставку и пересчитать лист до того, как я положу его хозяину на стол.
Условия поставщика, которые лежат прямо в моём листе
Потолок не обязан лежать на складе с марта. Заказ уезжает со склада за 24 часа, складов два, Владивосток и Москва.
Значит, между рабочим числом и потолком стоит не короб в моей подсобке, а вторая заявка.
Дорогу до своего города считайте по своему перевозчику. Чужих сроков доставки я не называю, в каждом регионе они разные, и промолчать тут дешевле, чем ошибиться.
Вторая заявка при этом не бесплатная. Минимальный заказ у нас начинается от 30 000 рублей, на первый действует скидка 10 процентов, и добор среди сезона — такой же заказ, как стартовый: порог он тоже обязан перекрыть. Считается порог по ценам кабинета, в розничные деньги я его не перевожу, а сумму конкретной заявки под него менеджер подтверждает прайсом после регистрации. Поэтому мелкую добивку я не планирую вовсе. Шаг от рабочего числа к потолку собираю целиком, вместе с соседними строками листа, и прохождение порога проверяю не своим калькулятором, а прайсом.
Про срок годности спрашивают почти в каждом разговоре. У закрытой банки он составляет 5 лет, шестьдесят месяцев. Про початую тару конкретного числа я не называю, вскрытая банка живёт по своим правилам.
Что я перестала вписывать в лист
Тару, которой у нас нет. Ни канистр, ни вёдер, ни двадцатилитровых бочек: банки на 0,5 и 1 литр плюс короба на шесть и двенадцать штук. Строка «канистра» означает, что план писали, не заглядывая в прайс.
Новинку в пик сезона. Сначала бесплатный тест-кит, пять флаконов по 100 мл с техлистами, и живой мастер, который скажет прямо. Только потом строка в листе.
«Как в прошлом году». Отраслевая аналитика по рынку ЛКМ продаётся за деньги: карточка свежего отчёта на витрине РБК стоит 109 800 рублей, и в лист районного магазина она всё равно не ложится. Чужие проценты я тем более не переношу, они про рынок, а не про мою полку. Свою сезонность смотрю в Вордстате: вкладка динамики даёт разбивку по месяцам, период растягивается до пяти лет, самые ранние данные там с января 2018 года.
Двенадцать цветов Decking одной строкой. Одна линейка на полке живёт как двенадцать разных товаров, и лист, где написано просто «Decking», в апреле развалится об оттенок.
Ровные числа. План любит десятки, склад отгружает коробами. Двадцати литров не бывает, бывают восемнадцать и двадцать четыре, то есть три короба или четыре. Округляю всегда заранее и сама: кратность короба округлит строку в любом случае, вопрос только в том, увижу я это в марте на бумаге или в мае на паллете.
Чем я закрываю сезонный лист
Под каждым минимумом в листе я пишу имя. Не «спрос вырастет», а «Витя с бригадой, двести сорок квадратов, апрель».
Нет имени под минимумом, значит и минимума нет. Число переезжает в потолок и ждёт там до первой живой продажи.
Хозяину с его восемью коробами я в тот март так и ответила: имя нашлось под четырьмя. Ещё два уезжают той же мартовской заявкой под улицу — это не имя, а посчитанная надбавка, и риск по ней я беру с открытыми глазами. Последние два стоят в потолке до июля и тронутся, только если под ними появится живая продажа. Четыре плюс два плюс два — вот и все восемь коробов, которые он прислал мне одной строкой.
Условия партнёрства, состав коробов и порядок регистрации лежат в опт-кабинете. Хотя лист на сезон кабинет за вас не напишет, тут нужны вечер, калькулятор и телефон.
А в вашем плане на строке стоит одно число или три?